Theo một cuộc khảo sát gần đây của CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) trên các doanh nghiệp và tổ chức ở Anh thì có đến 83% đối tượng trả lời phỏng vấn hiện đang sử dụng phương pháp Coaching và có đến 39% cho rằng Coaching là phương pháp hiệu quả nhất trong đào tạo và phát triển tài năng. Vậy Coaching là gì, tại sao nên dùng nó và làm sao để triển khai nó?
Coaching là gì?
Coaching muốn hiểu theo đúng nghĩa của nó thì cần phải tránh sự nhầm lẫn với hình thức on-job training, cố vấn (mentoring) và tư vấn (counseling). Theo nghĩa tiếng Anh của Coaching là huấn luyện thì ta có rất nhiều hình thức của Coaching trong cuộc sống, như trong thể thao hay quân đội chẳng hạn, trong khuông khổ bài viết này tôi chỉ giới hạn định nghĩa về Coaching trong kinh doanh (Business Coaching) mà thôi.
Trong cuốn sách The Coaching Handbook (Kogan Page, 2003) có nêu lên một định nghĩa về Coaching là “một quá trình để giúp một người nâng cao hoặc cải thiện hiệu suất của họ thông qua sự phản ánh, xét lại cách thức mà họ áp dụng một kỹ năng hoặc/vả kiến thức chuyên biệt”.
Ngoài ra còn có định nghĩa khác là: “Coaching là một quá trình hợp tác có tính hệ thống tập trung vào giải pháp và định hướng vào kết quả mà trong đó người huấn luyện tạo điều kiện nâng cao năng lực, kinh nghiệm sống, sự chủ động trực tiếp học hỏi và phát triển cho mỗi cá nhân bình thường”
Tóm lại, Coaching là một hoạt động diễn ra giữa 1 người với 1 người, có thể được lồng ghép trong công việc hoặc thực hiện bên ngoài nơi làm việc. Nó là cách thức đưa những kiến thức và kỹ năng vừa mới học được áp dụng vào tình huống, trường hợp cụ thể, thông qua quá trình đó kết quả nhận được là sự phát triển năng lực của cá nhân. Có nhiều mô hình cũng như kỹ thuật trong Coaching nhưng căn bản Coaching là mối quan hệ giữa người huấn luyện (coach) và người được huấn luyện (coachee), mối quan hệ này giúp cho người được huấn luyện có cơ hội nhìn nhận lại các sự việc mà họ được trải qua để học hỏi, đúc rút những kinh nghiệm và thông qua đó phát triển khả năng của họ.
Nhìn chung, Coaching có những tính chất như sau:
– Là một hình thức hợp tác. Rõ ràng trong tiến trình thực hiện Coaching thì mối quan hệ giữa người huấn luyện và người được huấn luyện là cự kỳ quan trọng đòi hỏi tinh thần hợp tác của cả hai bên.
– Tập trung vào mục tiêu hơn là vấn đề. Một khi đã xác định Coaching là quá trình định hướng vào kết quả, tất cả những gì người huấn luyện và người được huấn luyện phải làm là đưa ra những mục tiêu càng nhanh càng tốt đồng thời là những giải pháp nhằm đảm bảo mục tiêu đó. Ngay cả khi bắt đầu Coaching với một vấn đề phức tạp việc cần làm là đưa ra những giải pháp chứ không thực hiện theo thói quen của chúng ta là phân tích vấn đề đó và tìm ra ai đó để chịu trách nhiệm.
– Lắng nghe hơn là phát biểu. Một buổi Coaching thành công không nhất thiết phải có nhiều lời bàn tán và nhận xét. Công việc của người huấn luyện phần lớn là lắng nghe và tạo không gian và thời gian cho người được huấn luyện nói, có thể nói rằng người huấn luyện phải hoàn toàn tập trung vào những gì người được huấn luyện trình bày. Với người được huấn luyện thì hành động này giúp họ cảm thấy được chú ý quan tâm, giúp đỡ, do đó họ cũng tập trung hơn đến việc thực hiện những cam kết mình đã phát biều trong quá trình trao đổi.
– Đặt câu hỏi thay vì đưa những lời khuyên và hướng dẫn.Thậm chí dù đã biết được câu trả lời hay giải pháp cho tình huống, người huấn luyện cũng hỏi người được huấn luyện về ý tưởng của họ bởi vì mục đích chính của Coaching là trang bị cho người được huấn luyện cách suy nghĩ và giúp họ vận dụng sự sáng tạo và năng lực của chính họ. Khi bạn đưa ra những giải pháp, bạn đã đánh cắp cơ hội được học hỏi của người khác và buộc họ phải phụ thuộc vào những hướng dẫn của bạn.
– Đưa ra những phản hồi chính xác và kịp thời thay vì phán xét. Điều này có nghĩa là người huấn luyện sẽ tránh đưa ra những phát xét thay vào đó là những phản hồi cụ thể rõ ràng có được do sự quan sát kỹ lưỡng người được huấn luyện nhằm giúp họ có những sự đánh giá về năng lực của mình và những sự lựa chọn tốt hơn cho những xử lý tiếp theo.
Phương pháp Coaching đúng thường được hoạch định một cách hệ thống và đưa ra thực hiện. Nó được tiến hành trong khoảng thời gian xác định cụ thể gồm có các phần riêng biệt là bắt đầu, giữa và kết thúc. Quy trình Coaching, dù tiến hành dưới bất cứ hình thức nào cũng sẽ bao gồm các bước sau:
– Giai đoạn 1: Làm rõ nhu cầu.
– Giai đoạn 2: Thống nhất mục tiêu phát triển cụ thể.
– Giai đoạn 3: Xây dựng một kế hoạch chi tiết.
– Giai đoạn 4: Thực hiện công việc hay hoạt động.
– Giai đoạn 5: Đánh giá và lập kế hoạch cải tiến. (Lặp lại của giai đoạn 3, 4, và 5 nếu cần thiết)
– Bước 6: Kết thúc mối quan hệ huấn luyện.
Tại sao nên sử dụng Coaching?
- Coaching nhắm vào việc đáp ứng nhu cầu cá nhân, do vậy có thể nói rằng nó có thể cho kết quả ngay lập tức.
- Nó có thể cho phép người được huấn luyện áp dụng những kỹ năng của họ, kiến thức và hành vi vào trong tình huống thực tế, do đó gia tăng sự hiệu quả của việc đào tạo, phát triển ví dụ như họ có thể áp dụng những gì mới học được vào tình huống hiện tại hay sử dụng những kỹ năng vốn có theo một cách khác tốt hơn.
- Coaching có thể thực hiện được vào thời điểm, địa điểm phủ hợp với cả người được huấn luyện, quản lí của họ hay tổ chức, công ty.
- Những chuyền trưởng có thể đóng vai trò là những người huấn luyện cho nhân viên của họ hay nhân viên khác trong công ty. Điều này cũng góp phần phát triển cả người chuyền trưởng và mang lại lợi ích chi phí cho tổ chức.
- Sự huấn luyện đồng cấp (Peer Coaching) là cách tốt để nâng cao hiệu suất trong khi vẫn khuyến khích việc học hỏi và phát triển lẫn nhau.
- Coaching có thể được sử dụng để giải quyết nhanh chóng các trường hợp thay đổi trong các tổ chức và do đó nó có thể giúp hỗ trợ bất kỳ sự thay đổi lớn nào diễn ra.
- Coaching có thể hỗ trợ mỗi cá nhân những người phải đưa ra những quyết định hay đối mặt với những tình huống phức tạp – nó cung cấp một môi trường để thử nghiệm các ý tưởng mới trong môi trường an toàn và tương trợ lẫn nhau.
- Nó cung cấp cho mỗi cá nhân cơ hội để xem xét, nhìn nhận lại hiệu suất hiện tại của họ và các định những phần càn phát triển.
- Bản chất của mối quan hệ trong Coaching sẽ làm cho người được hướng dẫn cảm thấy có họ đáng giá, được hỗ trợ và thấy rằng những nhà tuyển dụng đang thật sự quan tâm sâu sắt đến sự phát triển cá nhân họ.(xem tiếp phần II)